Do sự bùng phát ngày càng tăng của dịch COVID-19 và việc giãn cách xã hội kéo dài, tình trạng pháp lý của khách hàng sẽ bị ảnh hưởng một phần theo cách này hay cách khác.
Các phòng khám sức khỏe hoặc phòng khám nha khoa thường tiến hành kiểm tra sức khỏe để đánh giá tình trạng sức khỏe của bệnh nhân. Việc này cũng không là ngoại lệ đối với các công ty luật và luật sư khi được giao nhiệm vụ tiến hành kiểm tra tình trạng pháp lý phát sinh từ hoạt động kinh doanh của khách hành một cách thường xuyên hoặc đột xuất. Nhưng khách hàng có thể không biết cách các luật sư đánh giá tình trạng pháp lý của doanh nghiệp họ như thế nào.
Cần phải có “Chương trình tuân thủ pháp luật”
Đối mặt với môi trường pháp lý toàn cầu hiện nay, việc tiến hành một hoạt động kinh doanh sẽ giống như việc bạn đi du lịch qua rất nhiều quốc gia với các nền văn hóa, phong tục tập quán và các luật nội địa khác nhau. Khi các luật mới được ban hành và các luật hiện hành được diễn giải rộng để điều chỉnh nhiều đối tượng hơn như các nhà làm luật mong muốn thực hiện thì nhiều “cạm bẫy” hoặc “lỗ hổng” pháp lý có thể được tạo ra cho những khách hàng kinh doanh trung thực và tuân thủ pháp luật.
Thông thường, khách hàng chỉ đưa vấn đề đến các luật sư khi nó đã trở thành một vấn đề cấp bách. Trong những trường hợp này, các luật sư sẽ cảm thấy rằng “Giá như tôi phát hiện ra chuyện này sớm hơn, tôi đã có thể tư vấn cho khách hàng một số bước đơn giản để tránh toàn bộ vấn đề này”. Tuy nhiên, có hai khó khăn lớn đối với các luật sư trong việc duy trì sự liên lạc liên tục và hiệu quả với khách hàng:
- Làm cách nào để luật sư có thể sắp xếp hiệu quả những hoạt động của khách hàng và thông tin liên quan để chỉ ra các vấn đề pháp lý tiềm ẩn?
- Cuối cùng, khi đã thu được thông tin, làm cách nào để các luật sư có thể đối chiếu thông tin đã khám phá được với nhiều lĩnh vực pháp lý mà có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng, đặc biệt, trong các lĩnh vực pháp luật chuyên biệt hơn, nơi chỉ các chuyên gia pháp lý mới có thể phát hiện ra các vấn đề tiềm ẩn?
Sẽ không tốt nếu có thêm nhiều tình huống và các vấn đề pháp lý xảy ra vì khách hàng đã gặp đủ các loại căng thẳng trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của mình. Một chương trình tuân thủ pháp luật (hoặc kiểm tra tuân thủ pháp luật) sẽ không chỉ giúp khách hàng có thể giải quyết các vấn đề pháp lý tốt hơn nếu, và, hoặc khi chúng xảy ra, mà còn giúp hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ hơn. Ngoài lợi ích của việc tránh những sai lầm pháp lý tốn kém, một chương trình tuân thủ có thể làm giảm bớt các vấn đề pháp lý có thể xảy ra.
Hơn bao giờ hết, hiện nay, không một doanh nghiệp nào mong muốn hoạt động ngoài khuôn khổ pháp luât. Ngay cả những sự cố nhỏ cũng có thể tốn kém, thậm chí để lại hậu quả lớn về lâu dài và sẽ không có gì bảo vệ doanh nghiệp của khách hàng tốt hơn các chương trình tuân thủ pháp luật toàn diện và khả thi.
Cách đánh giá tình trạng pháp lý của khách hàng
Có nhiều cách để đánh giá tình trạng pháp lý của khách hàng. Khách hàng được đề xuất rằng họ nên (i) xây dựng một chương trình kiểm tra tính tuân thủ trong đó các bảng câu hỏi khảo sát các hoạt động kinh doanh của khách hàng phải có sẵn; và (ii) có các luật sư nội bộ hoặc tư vấn bên ngoài giám sát chương trình tuân thủ để phát hiện và giải quyết những vấn đề pháp lý tiềm ẩn khi chúng phát sinh.
Là một phần của chương trình tuân thủ, bảng câu hỏi được thiết kế để giúp khách hàng giám sát các vấn đề pháp lý tiềm ẩn. Bảng câu hỏi thường nên xoay quanh các nội dung sau:
- lập kế hoạch cơ bản và cấu trúc kinh doanh;
- các hoạt động kinh doanh thường xuyên;
- sản xuất và bán các sản phẩm, các hoạt động công nghiệp, các hoạt động mang tính kỹ thuật;
- các lĩnh vực pháp luật tiềm ẩn rủi ro cao khác; và
- các hoạt động cá nhân không liên quan đến doanh nghiệp.
Quá trình đánh giá hoạt động như thế nào
Khi xảy ra một vấn đề, luật sư dựa vào bảng câu hỏi và xem xét các tình huống thực tế của vấn đề mà khách hàng đang gặp phải. Và sau đó các luật sư có thể sẽ xác định vấn đề là gì và vấn đề sẽ được xử lý như thế nào, được gọi là “vấn đề được chẩn đoán”.
Bằng cách xây dựng các bảng câu hỏi, nó có thể phục vụ một chức năng đặc biệt là giúp chỉ dẫn cho những người giám sát có thể chú tâm vào các phần thích hợp cho vấn đề đang gặp phải. Khi “vấn đề được chẩn đoán”, người giám sát có thể đề xuất các hành động cần thiết hoặc tham vấn một chuyên gia để được tư vấn cho những vấn đề phức tạp hơn.
Lời khuyên
Do sự bùng phát ngày càng tăng của dịch COVID-19 và việc giãn cách xã hội kéo dài, các doanh nghiệp cần tích cực chủ động xem xét trao đổi với luật sư của họ để xác định các vấn đề pháp lý tiềm ẩn.
Nếu chương trình tuân thủ pháp luật đã được xây dựng trên thực tế, ngay cả khi vấn đề có thể phát sinh một cách tiềm ẩn, hãy tham khảo ý kiến luật sư của bạn trước, đừng thực hiện bất kỳ ghi chú bằng văn bản, băng ghi âm, bản ghi nhớ hoặc bất kỳ tài liệu nào khác liên quan đến bảng câu hỏi đã được xây dựng. Ngoài ra, không cung cấp cho bất kỳ ai khác, ngoại trừ luật sư của bạn, bất kỳ thông tin nào, bằng lời nói hoặc bằng văn bản, liên quan đến bảng câu hỏi đã được xây dựng.
Nếu chưa xây dựng được chương trình tuân thủ pháp luật, hãy tham khảo ý kiến luật sư của bạn để xây dựng một chương trình tuân thủ khả thi trong nội bộ tổ chức của bạn, chương trình này có thể hiệu quả với chi phí hợp lý để đảm bảo sự an toàn pháp lý cho hoạt động kinh doanh của khách hàng trong dài hạn.